OCR-nummer, inte bara av godo…

”There is strength in numbers,

but organizing those numbers is one

of the great challenges.”

– John C. Mather

Blir du irriterad över felbokningar vid inbetalningar från dina kunder? Om du drabbas av just denna irritation är du förmodligen handläggare för ett factoringbolag, handläggare på bank eller finansbolag. Och irritationen är befogad… 

Källan till din irritation kan exempelvis vara att OCR-nummret inte är korrekt angivet. OCR står får Optical Character Reading och är en serie siffror som ska identifiera en betalning som unik. Om inte OCR-numret är unikt så uppstår felmatchning och ofta ett krävande dektevtivarbete som följd. Men vad är OCR och varför behöver man ha detta? För att kunna identfiera en betalning eller  faktura så skapades under 1970-talet ett OCR-nummersystem. Tillsammans med denna sifferreferrens, datum och belopp så säkrade man att betalningen nådde rätt mottagare. OCR-numret var ursprungligen avsett att skannas optiskt av post- och bankpersonal med hjälp av en bildläsare, och som alla vet så finns det ett inläsningsstöd för OCR-nummer inbyggt i det flesta appar från våra banker. OCR-nummer är alltid avgränsat i början och slut av ett # och kan bestå av Klientnr, Kundnr, Externt fakturanr, Internt fakturanr, Löpnr kundreskontra, Löpnr bokförd journal.

Hur ska man tänka då? I vårt system, Asitis Finance, kan du ställa in längd för OCR-nummer, dvs antal siffror i serien. Tänk på att försöka hålla en lagom längd på sifferserien mellan 11-16 siffror, annars kan det lätt bli felinmatningar då serien blir för lång. Har du för lite data eller korta kundnummer eller ex externa fakturanummer finns det möjlighet att välja kontrollmetod, ev. nollutfyllning för önskad längd på betalningsreferensen. Ett recept på ett bra OCR-nummer skulle således kunna innehålla

  • 3 siffror från kundnumret
  • 3 siffror från  fakturanummer
  • 3 siffor för utfyllnad

Där har du en 9 siffrigt OCR-nummer,  då du dessutom måste du lägga till ytterligare 2 kontrollsiffror då bank och postgiro kräver detta så får du vips ett  11-siffrigt OCR-nummer. När du konstruerar ditt OCR-nummer på detta sätt ger du dessutom också ledtrådar till att kunna matcha betalningen mot rätt faktura, dvs du kan i sifferserien få ledtrådar till vart den hör hemma. Helt perfekt enligt oss 🙂 Hur man väljer att bygga upp sitt OCR beror naturligtvis helt på verksamheten och kan varierar från företag till företag. Men tänk på att försöka vara så unika som möjligt genom att:

  • Använd nummerserier från ert interna system
  • Undvik att använda referensnummer från klientens faktura
  • Bygg in er klients nummer samt löpnummer kundreskontra
  • Tänk på att ni själva ska kunna läsa ut till vem fakturareferenser är knuten till och vad den avser

Önskar man tex skriva ut sina fakturor före bokföring för att exempelvis skickas för granskning till klient, är det viktigt att tänka på att det inte är möjligt att använda några utav de unika ”byggstenarna” som tilldelas fakturan vid bokföring. (Dessa är fetmarkerade ovan). Lycka till med att skapa en hållbar strategi för dina OCR-nummer, och skulle du vilja veta mer om vårt Factoringsystem och dess funktioner är du varmt välkommen att kontakt oss.

Välkommen till Asitisasitis-onboarding